Fokussierung statt Multitasking
Warum es vor allem im Job keine gute Idee ist, ständig zu viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen – und wie man lernt, sich aufs Wesentliche zu konzentrieren.
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Der Schreibtisch ist bedeckt mit Unterlagen und Notizen zu zwei Dutzend Projekten. Auf dem Computerbildschirm sind 23 Bearbeitungsfenster geöffnet. Schnell noch eine E-Mail versenden, während gleichzeitig am Telefon eine eilige Abstimmung erfolgt und man zwischendurch immer mal wieder ins Käsebrötchen beißt. Klingt stressig – ist es auch!
| Fakt ist: Viele Menschen hierzulande arbeiten so oder ähnlich. Laut einer Studie des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales gibt der Großteil der Befragten an, immer mehr Aufgaben gleichzeitig erledigen zu müssen (65 Prozent). Fakt ist aber auch: Der Mensch ist dafür nicht gemacht. Warum, das erklärt Prof. Dr. Andreas Zimber vom Zentralinstitut für Seelische Gesundheit in Mannheim: „Die menschliche Informationsverarbeitung hat ihre Grenzen. Gleichzeitig mehrere anspruchsvolle Aufgaben mit dem besten Ergebnis zu erledigen, das funktioniert nicht.“ Es ist zu energieraubend und uneffektiv, an vielen Dingen gleichzeitig zu arbeiten. So fand etwa die kalifornische Stanford University mit Versuchen heraus, dass sich Multitasker schlechter konzentrieren können, schneller abschweifen und Wichtiges nicht mehr von Unwichtigem unterscheiden können. Das Gehirn geht dann dazu über, nur noch in Bruchstücken zu denken, mit dem Resultat, dass sich Fehler häufen. Gift also für die Produktivität – und insbesondere für kreative Prozesse. |
Die Lösung? Nur noch solche Aufgaben zeitgleich erledigen, die sich stark vereinfachen lassen. Beim Telefonieren also keine E-Mails schreiben, sondern maximal den Spam-Ordner löschen. Besser ist kräfteschonendes Monotasking – also Fokussierung: Immer eine Aufgabe nach der anderen erledigen – und sich von nichts ablenken lassen. Das lässt sich üben.
Fokussieren – sechs leichte Übungen
Klingt banal, ist aber für eingefleischte Multitasker eine echte Herausforderung. Wenn Sie essen, dann essen Sie – sonst nichts. Mit kleinen Schritten beginnen: Kombinieren Sie anspruchsvolle Tätigkeiten höchstens noch mit einfachen, automatisierten Aufgaben. So muss ihr Hirn nur eine schwierige Sache erledigen. Wichtig: Pausen nicht vergessen. Ist eine Aufgabe beendet, Ruhepause einlegen, bevor das nächste Thema ansteht.
Auch wenn Chefs, Kunden und Kollegen einem gerne anderes suggerieren – nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig und dringend. Um für Ihre Aufgaben eine Reihenfolge zu finden, eignet sich das Eisenhower-Prinzip: Es unterscheidet Aufgaben in wichtig/unwichtig und dringend/nicht dringend.
- „Wichtig/dringend“: Sofort selbst machen.
- „Wichtig/nicht dringend“: Vergeben sie sich einen Termin für später.
- „Unwichtig/dringend“: Delegieren Sie an Mitarbeiter oder Kollegen.
- „Unwichtig/nicht dringend“: Wandert in den Papierkorb.
Tipp: Nicht zu viel in die To-do-Liste packen. Faustregel: 60 Prozent des Tages verplanen, der Rest ist Puffer.
Wer am Computer arbeitet, sollte die Zahl der Browsertabs/-fenster und offenen Programme einschränken – im Idealfall auf eins. Also nicht länger das Mailprogramm, die Chatfunktion, den Terminkalender, die Projektliste, die Powerpoint-Präsentation gleichzeitig offen haben. Das lenkt nur ab.
Tipp: Zu Beginn zum Beispiel die Zahl der Fenster auf fünf begrenzen, später auf drei.
Hängen Sie ein „Bitte bis xy Uhr nicht stören“-Schild an die Bürotür, schalten Sie die Mailbox am Smartphone ein oder das Gerät aus. Apps wie Stay focused (Android) oder Be focused (Apple) helfen beim Disziplinieren und sperren verführerische Webseiten und Anwendungen für einen gewünschten Zeitraum. Wer bei der konzentrierten Arbeit trotzdem kurz gedanklich abschweift und Ideen für andere Aufgaben hat, sollte sie einfach als Post-it oder digitale Notiz festhalten – und ihnen später nachgehen.
Wer ähnliche Aufgaben bündelt, kommt schneller und konzentrierter voran und wird nicht ständig aus seiner aktuellen Tätigkeit gerissen. Zudem muss er sich nur einmal in einen Vorgang eindenken. Beispiel: E-Mails dreimal am Tag bewusst abarbeiten und in der restlichen Zeit Outlook & Co. einfach abschalten.
Morgens unter der Dusche planen viele Menschen schon den Tag, beim Abendessen grübeln sie über den nächsten Arbeitstag nach. So bringt man sich um die schönsten Momente freier Zeit und um wichtige Erholungszeiten. Deshalb öfter mal nur auf den Augenblick konzentrieren und ihn genießen.
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Was bleibt mir eigentlich im Alter? Und was ist, wenn ich mal nicht mehr arbeiten kann?
