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Mehrere Ärztinnen und Ärzte diskutieren an einem Tisch über das Qualitätsmanagement in ihrer Arztpraxis.

Qualitätsmanagement in der Arztpraxis

Wie Sie mit einem gut geführten QM Patienten und Praxis absichern

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Kurz und kompakt: Qualitätsmanagement in der Arztpraxis

  • Klare Strukturen und Prozesse: Qualitätsmanagement (QM) in der Arztpraxis sorgt für klare Abläufe und Verantwortlichkeiten sowie für eine nachvollziehbare Dokumentation sämtlicher Arbeitsprozesse.
  • Verpflichtend für alle Praxen: Die Einführung eines QM-Systems ist für Vertragspraxen, psychotherapeutische Praxen mit Kassenzulassung und medizinische Versorgungszentren Pflicht. Grundlage ist die QM-Richtlinie für Arztpraxen des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA).
  • Geeignete Methoden: Für das QM in Ihrer Arztpraxis stehen Ihnen verschiedene Methoden zur Verfügung – angefangen bei Checklisten, Patientenbefragungen bis hin zu regelmäßigen Teambesprechungen.
  • Langfristige Ziele: Qualitätsmanagement verfolgt das Ziel, die Patientenversorgung und -zufriedenheit, die Praxiseffizienz und die Zusammenarbeit im Praxisteam langfristig zu verbessern.

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Qualitätsmanagement in der Arztpraxis: Was ist das?

Unter Qualitätsmanagement – kurz QM – versteht man die systemische Planung, Dokumentierung, Überwachung und Verbesserung aller Prozesse, Strukturen und Abläufe eines Unternehmens oder einer Organisation. Beim Qualitätsmanagement in einer Arztpraxis beziehen sich diese Grundprinzipien demnach auf sämtliche Abläufe, die in der Praxis stattfinden.

Zum QM in der Arztpraxis gehören:

  • die Dokumentation von Prozessen
  • das Festlegen von Verantwortlichkeiten
  • das Aufstellen von Qualitätszielen
  • das Erkennen von Fehlern und Risiken
  • das Optimieren der Ergebnisse

Mit einem guten Qualitätsmanagementsystem sorgen Sie in Ihrer Arztpraxis dafür, dass es bei Aspekten wie Patientensicherheit, Datenschutz, Hygiene und Abrechnungsprozessen keinerlei Probleme gibt und alles ordnungsgemäß und gesetzeskonform abläuft. Insbesondere der letzte Punkt spielt dabei für Praxisinhaberinnen und -inhaber eine wichtige Rolle – denn QM in der Arztpraxis ist kein freiwilliges Verfahren, sondern gesetzliche Pflicht.

Gemäß der Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) müssen in Deutschland Praxen und medizinische Versorgungszentren (MVZ) ein Qualitätsmanagementsystem vorweisen, aktuell halten und kontinuierlich weiterentwickeln. Ziel ist eine gleichbleibend hohe Qualität in der Patientenversorgung.

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Ist QM in der Arztpraxis Pflicht?

Ja, Qualitätsmanagement ist für die meisten Arztpraxen seit dem 2004 in Kraft getretenen Gesundheitsmodernisierungsgesetz verpflichtend. Die Pflicht besteht für vertragsärztliche Praxen wie Zahnarzt- und Arztpraxen, vertragspsychotherapeutische Praxen und medizinische Versorgungszentren. Die entsprechenden Richtlinien gibt der Gemeinsame Bundesausschuss vor, der auch über die Kostenerstattung der gesetzlichen Krankenkassen (GKV) entscheidet.

Ein Praxisteam sieht sich die Ergebnisse einer Qualitätsprüfung im Rahmen des Qualitätsmanagements in ihrer Arztpraxis an.

Die Einführung eines QM-Systems und dessen konkrete Umsetzung liegen dabei in der Verantwortung der Praxisinhaberinnen und -inhaber. Zugleich richten sich die Anforderungen an alle Mitarbeitenden der Praxis – unabhängig von der Fachrichtung oder Praxisgröße. Beim Qualitätsmanagement einer Arztpraxis spielt es auch keine Rolle, ob es sich um eine Einzelpraxis, eine Berufsausübungsgemeinschaft (BAG) oder um ein MVZ handelt.

Nur wer als Ärztin bzw. Arzt oder Psychotherapeutin bzw. Psychotherapeut ohne Kassenzulassung arbeitet, ist von der Pflicht befreit. Alle anderen müssen gemäß G-BA innerhalb von drei Jahren nach der vertragsärztlichen Zulassung ein erstes QM-System implementiert und dieses in den Folgejahren vollständig umgesetzt und dokumentiert haben.

QM Pflicht? Icon Glübirne

QM ist für Arztpraxen Pflicht – und schützt auch Sie als Praxisinhaber

Wer sich als Ärztin oder Arzt trotz Pflicht nicht um das Qualitätsmanagement seiner Praxis kümmert, riskiert Konsequenzen – angefangen bei Abrechnungsproblemen bis hin zu Beanstandungen durch die Kassenärztliche Vereinigung (KV). Ob eine Praxis ihr QM ordnungsgemäß durchführt, wird durch die KV stichprobenartig überprüft. Ein gut geführtes Qualitätsmanagementsystem schützt somit nicht nur Ihre Patientinnen und Patienten, sondern auch die Praxisinhabenden selbst.

Welche Richtlinien gelten für das Qualitätsmanagement in der Arztpraxis?

Die QM-Richtlinie des G-BA legt bestimmte Mindestanforderungen fest, die jede Arztpraxis beim Qualitätsmanagement erfüllen muss. Dabei geht es nicht darum, Vorgaben für die eigentliche ärztliche Behandlung zu machen, sondern um eine bessere Organisation, weniger Fehler, zufriedenere Patientinnen und Patienten und einen reibungsloseren Praxisalltag.

Im Fokus stehen insbesondere die Sicherheit der zu behandelnden Personen und der Mitarbeitenden, Prozessorientierung, Kommunikation und Kooperation, Verantwortlichkeiten und Führung sowie Informationssicherheit und Datenschutz.

Zu den Anwendungsfeldern der QM-Richtlinie für Arztpraxen gehören:
  • Organisationsstruktur: Wie ist die Praxis organisiert? Wie sind die Verantwortlichkeiten verteilt? Welche Vertretungsregelungen greifen, wenn jemand krank oder im Urlaub ist?
  • Dokumentation von Prozessen: Wie laufen Anmeldung und Terminvergabe ab? Welche Vorgaben gelten für die Abrechnung mit der GKV? Wie werden Laborprozesse und Materialbestellungen festgehalten und überprüft?
  • Hygiene- und Notfallpläne: Wie sind die Desinfektionspläne gestaltet und wo sind sie zu finden? Wie wird die Einhaltung dokumentiert? Was ist bei Feuer, Stromausfall oder medizinischen Notfällen zu tun?
  • Arzneimitteltherapiesicherheit: Wie wird die korrekte Anwendung von Medikamenten sichergestellt? Gibt es standardisierte Abläufe zur Verordnung, Lagerung und Dokumentation?
  • Schmerzmanagement: Welche Strategien nutzt die Praxis, um Schmerzen von Patientinnen und Patienten optimal zu behandeln und Nebenwirkungen zu vermeiden?
  • Maßnahmen zur Prävention und Hilfe bei Missbrauch und Gewalt: Welche Vorkehrungen gibt es, um Anzeichen von Missbrauch oder häuslicher Gewalt zu erkennen, Betroffene anzusprechen und an geeignete Stellen weiterzuvermitteln?
  • Patientensicherheit und Datenschutz: Wie werden die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) umgesetzt? Wie ist sichergestellt, dass die Rechte der Patientinnen und Patienten geschützt werden (z. B. Schweigepflicht, IT-Sicherheitsmaßnahmen)?
  • Beschwerdemanagement: Wie wird mit Kritik und negativem Feedback umgegangen? An wen können sich die Patientinnen und Patienten bei einer Beschwerde wenden? Welche Fehlerkultur wird in Bezug auf die Qualitätsziele gelebt?

Gut zu wissen: Die Richtlinie des G-BA gibt für das Qualitätsmanagement von Arztpraxen kein bestimmtes QM-System vor. Sie können ein System implementieren, das zu Ihren Bedürfnissen, Ihrem Team und dem Praxisalltag passt. Eine QM-Checkliste für Arztpraxen hilft Ihnen, bei der Einführung und Umsetzung den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Qualitätsziele erfüllt werden.

Wer ist für die Umsetzung des QM in der Arztpraxis zuständig?

Auch wenn die Verantwortung für das Qualitätsmanagement einer Arztpraxis grundsätzlich bei der Praxisleitung liegt, müssen alle Mitarbeitenden die Prozesse kennen und im Praxisalltag umsetzen. Beim QM in der Arztpraxis ist das gesamte Praxisteam eingebunden – und es funktioniert auch nur dann, wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Entscheidend für den Erfolg sind daher insbesondere auch Teambesprechungen und eine offene Fehlerkultur.

Hilfreich ist es, wenn Sie als Praxisinhaberin oder Praxisinhaber einen Person aus dem Team ernennen, die mit dem QM beauftragt wird, und die praktische Umsetzung koordiniert – also beispielsweise QM-Dokumente pflegt, regelmäßig Besprechungen im Team organisiert und Schulungen begleitet.

Da die Person als Bindeglied zwischen Ihnen als Praxisleitung und Ihrem Team agiert, ist es sinnvoll, eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter zu bestimmen, die bzw. der von allen anerkannt wird und Erfahrung aufgrund einer längeren Anstellung in der Praxis mitbringt. Neben der Koordination und Organisation von QM-Maßnahmen in der Arztpraxis ist die mit der QM beauftragte Person Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner für alle Teammitglieder bei Fragen zum Qualitätsmanagement und zu internen Qualitätsprüfungen.

Grundsätzlich kann jede Mitarbeiterin bzw. jeder Ihrer Mitarbeiter QM-Beauftrage oder -Beauftragter werden, dennoch ist häufig eine entsprechende Fortbildung sinnvoll. Die Qualitätssicherung können Sie sich anschließend zertifizieren lassen – vorgeschrieben ist dies aber nicht.

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Beispiele für QM in der Arztpraxis

Die Angestellten einer Arztpraxis besprechen geeignete Maßnahmen für das Qualitätsmanagement.

Wie gut das Qualitätsmanagement in Ihrer Arztpraxis strukturiert ist, zeigt sich im Alltag an vielen Stellen. Als Beispiele für ein gelungenes QM in der Arztpraxis sind u. a. folgende Maßnahmen:

  • Checklisten für Behandlungsabläufe: Durch einheitliche Abläufe, die in der Arztpraxis auf QM-Checklisten festgehalten werden, stellen Sie sicher, dass bei Untersuchungen, Blutabnahmen, Impfungen oder OP-Vorbereitungen kein Schritt vergessen wird.
  • Dokumentation von Hygienestandards: Reinigungs- und Desinfektionspläne, die regelmäßig kontrolliert und aktualisiert werden, sind wichtiger Teil eines jeden QMs in der Arztpraxis und unverzichtbar für die Sicherheit Ihrer Patientinnen und Patienten.

  • Regelmäßige Teambesprechungen: Eine offene und wertschätzende Kommunikation mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern hilft, Probleme und Kommunikationsschwierigkeiten frühzeitig aufzudecken und anzugehen.
  • Patientenfeedback: Ihre Patientinnen und Patienten sind das Herzstück Ihrer Praxis – und ihre Meinung daher ein wertvolles Gut. Ignorieren Sie Beschwerden nicht, sondern nutzen Sie Kritik, um die Abläufe in Ihrer Praxis zu verbessern. Fragebögen und Online-Bewertungen helfen dabei, die Zufriedenheit der behandelten Personen zu messen und zu verbessern.
  • Fort- und Weiterbildungen: Durch regelmäßige Schulungen stellen Sie sicher, dass alle im Praxisteam auf dem neuesten Stand von Medizin, Technik und Praxisorganisation sind.
  • QM-Ordner in der Arztpraxis: In einem zentralen (elektronischen) Ordner sind alle relevanten Dokumente zentral abgelegt. Dies hilft Ihnen, den Überblick zu behalten.

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Das passende QM-System für Ihre Praxis

Von vielen Arztpraxen wird beim Qualitätsmanagement das QM-System QEP (Qualität und Entwicklung in Praxen) genutzt. Größere Einrichtungen wie medizinische Versorgungszentren greifen oft auf das KTQ-Verfahren zurück, um ihren Arbeitsalltag zu strukturieren. Welches System Sie nutzen, bleibt Ihnen überlassen. QEP wird von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) empfohlen – es steht Ihnen aber auch frei, ein eigenes System zu entwickeln. Wichtig ist, dass es die Richtlinien des G-BA erfüllt.

Methoden und Instrumente für das QM Ihrer Praxis

Stehen Sie vor der Aufgabe, ein Qualitätsmanagementsystem für Ihre Arztpraxis aufzubauen, haben Sie verschiedene Methoden und Instrumente zur Auswahl. Welches QM-System und welche Arbeitsabläufe sich für Sie am besten eignen, hängt immer auch von Ihren Anforderungen, Bedürfnissen, Ihrem Team und Ihrem Arbeitsalltag ab.

  • QEP (Qualität und Entwicklung in Praxen) als QM-System für vertragsärztliche und vertragspsychotherapeutische Praxen und MVZ
  • KTQ (Kooperation für Transparenz und Qualität im Gesundheitswesen) als praxisbezogenes Zertifizierungsverfahren zur Beurteilung der Qualität und Sicherheit
  • Checklisten und QM-Ordner für die Arztpraxis
  • Teambesprechungen
  • Anonyme Patienten- und Mitarbeiterbefragungen
  • Fortbildungs- und Schulungsmaßnahmen
  • Qualitätsprüfungen und Selbstbewertungen
  • Beschwerde- und Fehlermanagement

Tipp: Die KBV bietet einen interaktiven Praxis-Check für das QM von Arztpraxen an. Mit diesem Tool können Sie prüfen, wie gut Ihr QM-System bereits umgesetzt ist – angefangen von den grundlegenden Strukturen über das Notfallmanagement bis hin zu klaren Verantwortlichkeiten und dem Umgang mit Fehlern. So sehen Sie auf einen Blick, ob Ihre Arztpraxis die Anforderungen an das Qualitätsmanagement erfüllt.

So starten Sie mit QM in Ihrer Arztpraxis

  1. Ist-Analyse
    Welche Prozesse sind bereits dokumentiert, wo gibt es noch Lücken?
  2. Ansprechpartner bestimmen
    Wer aus Ihrem Team kann als QM-verantwortliche Person agieren?
  3. QM-Ordner einführen
    Nutzen Sie einen zentralen Ordner, um alle relevanten Dokumente und Richtlinien an einem Ort aufzubewahren. Alternativ können Sie auch ein digitales Dokumentationssystem einführen.
  4. Mitarbeiter schulen
    Bieten Sie Ihrem Praxisteam regelmäßig professionelle Schulungen an, damit alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind.
  5. Regelmäßige Überprüfung
    Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob die eingeleiteten Maßnahmen und festgelegten Prozesse weiterhin aktuell sind und reibungslos funktionieren.

Welche Vorteile hat ein gutes Qualitätsmanagement für Ihre Arztpraxis?

Mit einem durchdachten und gut funktionierenden Qualitätsmanagement werden Sie in Ihrer Arztpraxis schnell nachhaltige Vorteile und Verbesserungen bemerken: Aufgaben sind klar verteilt, Verantwortlichkeiten transparent geregelt und Ihr Team profitiert von einer verbesserten Kommunikation – sowohl untereinander als auch mit Ihnen als Praxisleitung.

Mit einem guten QM in der Arztpraxis soll aber nicht nur die Qualität von Arbeitsabläufen, Kommunikation sowie die Zufriedenheit im Praxisteam steigen, sondern auch die Ihrer Patientinnen und Patienten. Wer dank optimierter Prozesse weniger lange im Wartezimmer verharrt, schneller einen Termin bekommt und sich im Arzt-Patienten-Gespräch wertgeschätzt fühlt, wird sich als Patientin oder Patient in Ihrer Praxis gut aufgehoben fühlen.

Mit einer guten Struktur und geeigneten QM-Maßnahmen sorgen Sie zudem dafür, dass Ihre Arztpraxis die gesetzlichen Anforderungen an das Qualitätsmanagement korrekt umsetzt – ein wichtiger Faktor für Prüfungen durch die Kassenärztliche Vereinigung und interne Audits.

Langfristig betrachtet profitieren nicht zuletzt natürlich auch Sie als Praxisinhaberin bzw. Praxisinhaber – und zwar von einer effizienteren Praxisorganisation, weniger Reibungsverlusten im Alltag und einer deutlichen Entlastung bei administrativen Aufgaben.

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