Rechnungen, Briefe, Zeugnisse... verschiedene Dokumente werden gern lange aufbewahrt. Doch wie sieht es mit Kontoauszügen aus – vor allem in Zeiten des Online-Bankings? Zumindest für einen bestimmten Zeitraum sollten auch Kontoauszüge gesammelt werden. Einige Personengruppen sind dazu sogar verpflichtet. Ebenso sind die Fristen teilweise klar festgelegt.
Die Pflicht, Kontoauszüge zu sichern – ob nun digital oder in ausgedruckter Form – betrifft in erster Linie Freiberufler, Selbstständige und Unternehmer, die zur Buchhaltung verpflichtet sind. Unter diese Pflicht fallen die Auszüge sämtlicher Geschäftskonten. Auch Vielverdiener, die über einer Jahresverdienstgrenze von 500.000 Euro liegen, müssen ihre jeweiligen Kontoauszüge aufbewahren. Die Verdienstgrenze errechnet sich dabei aus Einnahmen durch Arbeit nicht selbstständiger Art sowie zum Beispiel Gewinnen aus Vermietung oder Verpachtung.
Privatpersonen haben grundsätzlich keine Aufbewahrungspflicht. Eine Ausnahme bilden Kontoauszüge, die Zahlungen an Dienstleister belegen und die von der Steuer abgesetzt werden sollen. Um gegenüber dem Finanzamt die nötigen Nachweise zu erbringen, empfiehlt sich hier eine entsprechende Absicherung.
Freiberufler und Selbstständige müssen Belege generell zehn Jahre aufbewahren. Eine Besonderheit dabei: Die Frist beginnt erst nach Ablauf des jeweiligen Jahres. So muss ein Beleg vom 1. Februar 2011 bis mindestens 31. Dezember 2021 aufbewahrt werden. Für Vielverdiener gilt eine Frist von sechs Jahren.
Privatpersonen sollten im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsfrist handeln und folglich Kontoauszüge der letzten drei Jahre parat haben. Planen Sie, bestimmte Zahlungen von der Steuer abzusetzen, sollten Sie die Belege mindestens bis zum Eintreffen des Steuerbescheids und dem Ablauf der Einspruchsfrist sichern.
Im Zweifelsfall gilt: Bewahren Sie Belege lieber zu lang als zu kurz auf. So können zum Beispiel Kontoauszüge mit Rechnungen für Handwerker mindestens fünf Jahre lang sinnvoll sein, da die Gewährleistung bei auftretenden Mängeln erst dann endet. Und: Auch in Zeiten des Online-Bankings kann es in Einzelfällen sinnvoll sein, relevante Kontoauszüge auszudrucken oder alternativ wichtige Online-Auszüge zusätzlich zu sichern; etwa auf einer externen Festplatte.
Sollten Sie einen wichtigen Kontoauszug nicht mehr finden: Mindestens zehn Jahre lang müssen Banken die Auszüge der Kontoinhaber aufbewahren. Die entsprechenden Auszüge können während dieses Zeitraums in der Regel gegen Gebühr nachgefordert werden.
Verpflichtend ist die Aufbewahrung von Kontoauszügen nur für wenige Personengruppen. Doch auch wenn Sie nicht darunter fallen, kann sich die Sicherung der Belege auszahlen. Wichtige Faktoren sind beispielsweise das Absetzen bestimmter Dienstleistungen von der Steuer oder die Inanspruchnahme der Gewährleistung. Im Zweifelsfall können verloren gegangene Kontoauszüge bis zu zehn Jahre lang bei der Bank nachgefordert werden.
