Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung zugestellt sein?
Nach Ablauf der Abrechnungsperiode hat der Vermieter zwölf Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung zuzustellen. Dies gilt auch, wenn die Wohnung vorher frei wird. In der Regel beginnt der Abrechnungszeitraum am 1.1. und endet am 31.12. desselben Jahres.
Die Nebenkostenabrechnung für 2022 muss also bis zum 31.12.2023 schriftlich beim Mieter eingegangen sein. Versäumt der Vermieter diese Frist und hat er die verspätete Abgabe allein zu vertreten, besteht für den Mieter keine Nachzahlungspflicht mehr.
Umgekehrt bleibt aber ein etwaiger Rückzahlungsanspruch zugunsten des Mieters bestehen. Hier gilt die dreijährige Verjährungsfrist des § 195 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Das bedeutet, dass Mieter bis zum 31.12.2026 einen Anspruch auf Rückzahlung aus dem Abrechnungsjahr 2022 haben.
Welche Nebenkosten dürfen umgelegt werden und welche nicht?
Die Betriebskosten umfassen alle regelmäßig anfallenden Aufwendungen, die mit der Nutzung der vermieteten Wohnung verbunden sind. Sie betreffen das Gebäude, das Grundstück und die gesamte Anlage. In § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist im Einzelnen geregelt, welche Kosten der Vermieter über die Nebenkostenabrechnung auf seine Mieter umlegen darf.
Zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören neben der Grundsteuer die Heiz- und Warmwasserkosten sowie die Abwassergebühren. Auch die Kosten für die Haus- und Straßenreinigung sowie die Müllabfuhr können umgelegt werden. Regelmäßige Aufwendungen für Gartenpflege und Schädlingsbekämpfung gehören zu den umlagefähigen Nebenkosten.
Kosten für Aufzüge, Gemeinschaftswaschküchen und die Beleuchtung von Gemeinschaftsflächen können Vermieter ebenso in die Nebenkostenabrechnung einbeziehen wie Gebühren für den Antennen- oder Kabelanschluss. Auch die gebäudebezogene Versicherungskosten kann der Vermieter anteilig auf die Mieter umlegen. Übliche Hausmeisterkosten können zwar umgelegt werden, nicht aber Reparatur- und Verwaltungskosten.
Beiträge an Haus- und Grundbesitzervereinigungen sind dagegen nicht umlagefähig. Weitere Kosten, die nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen, sind unter anderem:
- Reparaturkosten
- Instandhaltungskosten
- Kosten der Instandsetzung
- Verwaltungskosten
- Einmalkosten (z. B. Porto, Bankgebühren)
- Kosten für Mietausfall- und Rechtsschutzversicherung
Nebenkosten müssen im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart werden
Der Vermieter darf in der Nebenkostenabrechnung nur Kosten berücksichtigen, die explizit im Mietvertrag erwähnt sind. Prüfen Sie also zuerst den Mietvertrag, welche Nebenkosten dort aufgeführt sind. Sind in der Nebenkostenabrechnung beispielsweise Hausmeisterkosten enthalten, aber nicht im Mietvertrag enthalten, ist die Abrechnung fehlerhaft. Der Vermieter müsste in diesem Fall eine neue, korrekte Nebenkostenabrechnung erstellen.
Ist die Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar?
Die Abrechnung muss transparent und verständlich sein. Das bedeutet, dass auch ein Laie in der Lage sein muss, die Berechnungen in der Nebenkostenabrechnung zu verstehen. Sind alle Berechnungen leicht nachvollziehbar? Lassen sich alle Kosten eindeutig zuordnen? Wenn Sie etwas nicht verstehen, fragen Sie Ihren Vermieter. Notfalls ist er verpflichtet, Ihnen eine neue, verständliche Fassung der Abrechnung zukommen zu lassen.
Einsicht in die Abrechnungsunterlagen
Als Mieter haben Sie außerdem das Recht, Einsicht in die Abrechnungsunterlagen zu verlangen. Dies sollten Sie in Erwägung ziehen, wenn die Nebenkostenabrechnung ungewöhnlich hohe Kostenpositionen enthält. Der Vermieter muss Ihnen dann alle Belege, Rechnungen, Verträge und Lieferscheine im Original vorlegen.
Ist die Nebenkostenabrechnung vollständig?
Die Nebenkostenabrechnung muss nicht nur verständlich, sondern auch vollständig sein – andernfalls ist sie fehlerhaft. Die Abrechnung muss folgende Informationen enthalten:
- Zeitraum der Abrechnung
- Verteilerschlüssel
- detaillierte Auflistung aller Kostenpositionen
- Höhe der gesamten Nebenkosten
- Anteil des Mieters an den Nebenkosten
- Angabe der geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen
Wichtig: Vermieter müssen mindestens 50 Prozent der Heizkosten nach dem individuellen Verbrauch auf die Mieter umlegen. Entspricht der Verteilerschlüssel nicht dieser Vorgabe, ist die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft.
Fehler in der Nebenkostenabrechnung: Wie lege ich Widerspruch ein?
Wenn Sie formale oder inhaltliche Fehler entdecken, können Sie innerhalb von einem Jahr nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung schriftlich Widerspruch einlegen. Ungerechtfertigtes Einbehalten der Vorauszahlung kann im schlimmsten Fall zur fristlosen Kündigung führen.
Vermieter müssen sich ab 2023 anteilig an CO₂-Kosten beteiligen
Ab 2023 müssen sich Vermieter an den CO₂-Kosten des Mieters beteiligen. Dabei gilt ein Stufenmodell, das die Einsparung von CO₂-Emissionen belohnt: Je weniger CO₂ pro Quadratmeter Wohnfläche in einem Gebäude ausgestoßen wird, desto geringer fällt die Beteiligung des Vermieters an den Kosten aus:
- CO₂-Ausstoß über 52 kg pro Jahr: Vermieter tragen 95 Prozent der Kosten
- CO₂-Ausstoß zwischen 32 bis zu 37 kg pro Jahr: Mieter und Vermieter teilen sich die Kosten hälftig
- CO₂-Ausstoß unter 12 kg pro Jahr: Mieter trägt die Kosten zu 100 Prozent
Insgesamt gibt es zehn Stufen, nach denen sich die Kostenbeteiligung an den CO₂-Kosten orientiert. Zu finden ist diese Tabelle in der
Anlage zum Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz
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Fazit: Nebenkostenabrechnung genau prüfen
Wer Fehler in der Nebenkostenabrechnung entdeckt, sollte seinen Vermieter darauf ansprechen und innerhalb eines Jahres nach Erhalt der Abrechnung schriftlich Widerspruch einlegen. In der Regel können Sie als Mieter nur gewinnen: Stellt sich nach Ihrer Prüfung heraus, dass der Vermieter Ihnen eine zu niedrige Nachzahlung in Rechnung gestellt hat, müssen Sie nur diesen Betrag zahlen. Laut dem Hamburger Mieterverein ist jede zweite Nebenkostenabrechnung falsch. Gerade mit Blick auf die stark gestiegenen Energiepreise sollten Sie erst recht die Abrechnung genau prüfen.
