Arbeitsweise optimieren mit der ALPEN-Methode

• Wer seinen Tag mit der ALPEN-Methode strukturiert, kann Aufgaben erfolgreicher und entspannter erledigen.
• Morgens schreiben Sie die anstehenden Aufgaben mit geschätztem Zeitaufwand auf, legen einen Puffer fest und priorisieren die wichtigsten Aufgaben für den Tag.
• Abends erfolgt eine Nachkontrolle: Was hat gut funktioniert, was muss nochmal optimiert werden?

Die ALPEN-Methode hat, anders als der Name vermuten lässt, nichts mit einem Ausflug in die Berge zu tun. Stattdessen handelt es sich um einen Ansatz zur Optimierung des eigenen Zeitmanagements. Die einzelnen Buchstaben der Abkürzung stehen dabei jeweils für einen der fünf Schritte, die erforderlich sind, um die Methode umzusetzen. Diese geht auf den Wirtschaftswissenschaftler Prof. Dr. Lothar Seiwert zurück und kann auch Sie bei einem strukturierteren Tagesablauf unterstützen.

Vor allem Menschen, die häufig viele Aufgaben gleichzeitig beginnen und den Überblick verlieren, profitieren von der ALPEN-Methode.

Um die ALPEN-Methode zu realisieren, nehmen Sie sich jeden Tag, idealerweise schon morgens vor der Arbeit, ein paar Minuten Zeit, um Ihren Tag zu strukturieren:

1. Sie beginnen mit dem Aufschreiben von Aufgaben, die noch anstehen. Dafür steht der Buchstabe "A".
2. Anschließend schätzen Sie den jeweiligen Zeitaufwand ein. Der Buchstabe "L" bezeichnet die Länge der Aufgaben. Hier ist es hilfreich lieber etwas mehr Zeit einzuplanen als zu wenig, da immer etwas dazwischenkommen kann.
3. Da unerwartete Ereignisse oder Unterbrechungen auch trotz sorgfältiger Einschätzung eintreten können, steht der Buchstabe "P" für den Puffer. Planen Sie idealerweise etwa 60 Prozent Ihrer Zeit für die zu erledigenden To Do’s ein und nutzen Sie die restlichen 40 Prozent als Zeitpuffer. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie nicht völlig aus dem Zeitplan geraten, wenn Sie unterbrochen werden oder eine Aufgabe länger dauert. Wird der Puffer nicht benötigt, freuen Sie sich über eine Kaffeepause oder einen früheren Feierabend.
4. Der letzte Schritt, den Sie morgens erledigen, ist die Entscheidung über die Reihenfolge der Aufgaben, für die das „E“ steht. Oft werden intuitiv zu viele Aufgaben für einen Tag notiert, weshalb Sie diese nach Priorität filtern und festlegen müssen, welche Aufgaben zuerst bearbeitet werden sollten.
5. Anschließend können Sie Ihre Aufgaben entsprechend dem aufgeschriebenen Tagesplan abarbeiten. Das "N" der ALPEN-Methode wird erst am Abend relevant: Sie überprüfen den Erfolg Ihrer Planung in Form einer Nachkontrolle. Konnten Sie alle Aufgaben erledigen? Hat die eingeplante Zeit ausgereicht? Ist etwas durcheinandergeraten oder dazwischengekommen?

Was einfach klingt, ist in der Umsetzung manchmal schwierig. Der Plan fußt auf der realistischen Einschätzung der Dauer jeder Aufgabe. Daher sollten Sie sich überlegen, welche einzelnen Unteraufgaben anfallen, wie viele Personen darin involviert und wie zuverlässig diese sind.

Auch fällt es vielen Menschen schwer, die anstehenden Aufgaben zu priorisieren. Teilen Sie die Elemente in Kategorien wie "sehr dringend", "dringend, aber nicht unmittelbar erforderlich" und "nicht dringend" ein, um einen Überblick zu erhalten.

Nutzen Sie unbedingt die Nachkontrolle, um Ihr Zeitmanagement weiter zu optimieren. Wenn zum Beispiel eine wiederkehrende Aufgabe länger gedauert hat als angedacht, wählen Sie am Folgetag ein größeres Zeitfenster. Wichtig ist, nicht gleich aufzugeben, wenn der erste Versuch scheitert: Die Methode sollte mindestens über eine bis zwei Wochen angewendet werden, um sie nachhaltig beurteilen zu können.

Die ALPEN-Methode hilft bei der Erstellung eines Tagesplans und ermöglicht das gezielte Abarbeiten von Aufgaben. Das Konzept lässt sich sowohl im Berufsalltag als auch bei Haushaltsarbeiten oder im Studium anwenden. Mit nur wenigen Minuten zusätzlichem Arbeitsaufwand können Sie damit Ihr Zeitmanagement einfach optimieren.