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Datum
19.06.2018

Aufräumen – aber was ist mit Belegen?

Rechnungen, Kontoauszüge & Co.: Was brauche ich wie lange – und was kann eigentlich mal weg? Ein Kurzüberblick.

Aufräumen – aber was ist mit Belegen? (Thomas Bethge / iStock)

Brief geöffnet oder Beleg ausgedruckt, kurz angeschaut und schließlich abgeheftet. So sammelt sich aber auch einiges an Papierkram an. Schluss damit – oder: Simplify your Life. Nicht alle Bezahlvorgänge sind von dauerhafter Bedeutung. Aber was kann weg? Zwar gibt es für Privatpersonen offiziell keine allgemeine Aufbewahrungspflicht – in manchen Fällen sollten Kontoauszüge aber als Zahlungsbelege, etwa für Gewährleistungsfälle oder die Steuer, aufbewahrt werden. Eine Übersicht:

Wer die Rechnungen für einen Gärtner, eine Reinigungskraft oder Handwerker steuerlich absetzen will, muss dem Fiskus nachweisen können, dass er dafür gezahlt hat. Die entsprechenden Kontoauszüge sollten die Auftraggeber daher mindestens so lange aufbewahren, bis der Steuerbescheid für das entsprechende Jahr eingeht und die Einspruchsfrist abgelaufen ist.

Rechnungen von Handwerkern oder anderen Dienstleistern, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, müssen Verbraucher laut Gesetz zwei Jahre lang aufbewahren. Gleiches gilt für die entsprechenden Überweisungsbelege, also Kontoauszüge. Hintergrund: In manchen Fällen will der Staat kontrollieren können, ob das Unternehmen die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen hat. Unabhängig davon lohnt es sich, entsprechende Kontoauszüge insgesamt fünf Jahre aufzubewahren. Danach endet die gesetzliche Gewährleistungspflicht für Baumängel.

Kontoauszüge sind eine Art „finanzielles Tagebuch“ und können in verschiedenen Situationen Zahlungen und Einkünfte nachweisen. Auch hier spielt die Verjährung oft eine entscheidende Rolle. Beispielsweise verjähren Gewährleistungsansprüche aus einem Kauf oder bei Reisemängeln nach zwei Jahren. Rückforderungsansprüche von etwa zu unrecht erhobenen (Kredit-)Gebühren oder der Mietkaution verjähren nach drei Jahren. Ebenfalls drei Jahre lang kann ein Verkäufer seinen Kaufpreis einfordern – es sei denn, der Käufer kann mittels Kontobeleg nachweisen, dass er längst bezahlt hat.

Privatpersonen, deren gesamte Einkünfte – von Gehalt über Kapitelgewinne bis zu Mieteinnahmen – mehr als 500.000 Euro im Jahr betragen, müssen ihre Auszüge sechs Jahre lang aufbewahren. Selbstständige und Unternehmen müssen ihre gesamten Buchungsbelege mindestens zehn Jahre aufbewahren.

Onlinebanking von Vorteil

Und was, wenn ein Kontoauszug nicht mehr auffindbar ist? Kein Problem. Man kann sie bei der Bank nachbestellen. Das lassen sich die meisten Institute jedoch bezahlen. „In dieser Hinsicht ist Online-Banking deutlich praktischer und verbraucherfreundlicher“, sagt Paul Utzat, Leiter Konto und Wertpapierabwicklung bei MLP Banking AG. Hier können Kontoinhaber generell für mehrere Jahre rückwirkend auf Belege zugreifen, diese bei Bedarf ausdrucken oder als PDF speichern. Bei MLP lassen sich Auszüge und weitere Informationen ohnehin bereits seit Jahren digital in einem Online-Postfach bzw. -Archiv speichern. Alle wichtigen Infos dazu finden Nutzer über das MLP Kundenportal.

Generell sollten Kontoinhaber hierzulande wissen: Kontoauszüge sind ans Konto gebunden. Mit der Auflösung eines Kontos werden auch die Auszüge gelöscht. Danach ist in der Regel nur noch eine kostenpflichtige Nacherstellung über den ehemaligen Anbieter möglich.

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